מה זה בכלל "מאזן בוחן"? מאזן בוחן זה בעצם צילום מצב של כל חשבונות החברה בתאריך מסוים (בדרך כלל 31.12). זה דו"ח שמראה כמה כסף יש בכל חשבון - בנק, לקוחות, ספקים, הוצאות, הכנסות וכו'. רואה החשבון צריך אותו כדי לבדוק שהנתונים נכונים ולהכין את הדוחות הכספיים השנתיים. השלבים בפשטות:
1. סגירת החודש האחרון (דצמבר)
לפני שמוציאים מאזן, צריך לוודא שכל התנועות של השנה הוזנו למערכת:

כל החשבוניות עד 31.12 הוזנו
כל התקבולים והתשלומים של דצמבר הוזנו
עשיתם התאמת בנק לדצמבר

2. הוצאת המאזן מהמערכת
ברוב תוכנות החשבונאות (חשבית, מערכות ERP) יש דוח שנקרא:

"מאזן בוחן"
"Trial Balance"
"יתרות חשבונות"

הגדרות חשובות בדוח:
תאריך: 01.01.2024 עד 31.12.2024 (או השנה הרלוונטית)
הצג: חובה וזכות בנפרד
כלול גם חשבונות עם יתרה 0
פירוט לפי חשבון ראשי + חשבון משנה

3. מה צריך להיות במאזן?
המאזן צריך להראות לכל חשבון:

יתרת פתיחה (1.1)
תנועות החובה בשנה
תנועות הזכות בשנה
יתרת סגירה (31.12)

חשבונות עיקריים שחייבים להיות:

נכסים: בנקים, לקוחות, מלאי, רכוש קבוע
התחייבויות: ספקים, הלוואות, זכאים
הון: הון עצמי, רווח/הפסד שנצבר
הכנסות והוצאות: כל הפעילות של השנה

4. בדיקות שחובה לעשות לפני שמוסרים לרואה החשבון

א. בדיקת איזון:
סכום כל החובות = סכום כל הזכויות (זה חייב להתאזן!)
ב. התאמת בנק:
יתרת הבנק במאזן = יתרה בדף חשבון הבנק (31.12)
אם יש הבדלים - תבדוק עם הבנק ותתאים
ג. לקוחות:
הכן "דוח יתרות לקוחות" נפרד
וודא שהסכום במאזן = סכום כל היתרות בדוח הלקוחות
ד. ספקים:
הכן "דוח יתרות ספקים" נפרד
וודא שהסכום במאזן = סכום כל היתרות בדוח הספקים
5. מסמכים נוספים שרואה החשבון יבקש
מלבד המאזן הבוחן, תכין מראש:

התאמות בנק לכל חשבונות הבנק (31.12)
דוח יתרות לקוחות מפורט עם תאריכי חוב
דוח יתרות ספקים מפורט
רשימת רכוש קבוע (ציוד, רכב, מחשבים)
דוח מלאי (אם יש עסק עם סחורה)
אישורי יתרות (מכתבים מהבנק על יתרות והלוואות)

6. טיפים חשובים
חשבונות שליליים במקום הלא נכון: אם יש לך ספק עם יתרת חובה (שאתה חייב לו, אבל זה בצד הלא נכון) - תבדוק מה קרה
יתרות זרות: חשבון שבדרך כלל בחובה אבל עכשיו בזכות - צריך לבדוק למה
סכומים עגולים מדי: 10,000 ₪ בדיוק בהוצאה מסוימת? וודא שזה לא טעות הקלדה
חשבונות זמניים: אם יש לך חשבון "זמני" או "מעבר" עם יתרה - צריך לסגור אותו לפני הביקורת

טעויות נפוצות להימנע מהן:
לא עשית התאמת בנק - רואה החשבון יבקש את זה ממילא
יש תנועות מינואר של השנה הבאה - המאזן חייב להיות רק עד 31.12
לקוחות/ספקים לא מתאימים - הסכומים במאזן לא תואמים לדוחות המפורטים
שכחת חשבונות - לפעמים יש חשבונות שלא מופיעים אם לא שמת את הסינון נכון

לסיכום - צ'קליסט מהיר:
✓ כל התנועות של 2024 הוזנו
✓ המאזן מאוזן (חובה = זכות)
✓ בנקים מותאמים
✓ לקוחות וספקים תואמים לדוחות המפורטים
✓ יש לך את כל המסמכים התומכים מוכנים
✓ בדקת סכומים חריגים או מוזרים

זכור: רואה החשבון הוא לא האויב! אם יש משהו שאתה לא בטוח בו - עדיף לסמן את זה ולשאול מאשר להסתיר. זה חוסך זמן לכולם.